Politique de confidentialité

Last modified: Aug 27 2021

Politique de confidentialité Capago

Article 1 - Préambule

L’objectif de cette politique de confidentialité est d’informer les utilisateurs du service de :

la manière dont leurs données personnelles sont collectées ;
les droits dont ils disposent concernant ces données ;
le responsable du traitement des données à caractère personnel collectées et traitées ;
les destinataires de ces données personnelles ;
la politique du site en matière de cookies.

Cette politique s’ajoute aux mentions légales et aux conditions générales de vente et d’utilisation, qui peuvent être consultées par l’utilisateur du service sur le site web, régulièrement mis à jour.

Article 2 - Définitions et interprétation

Dans la présente politique de confidentialité, les termes et expressions suivants ont la signification qui leur est attribuée ci-dessous :

Terme	Définition
Article	Se réfère à tout article des présentes conditions générales.
Capago ou “nous” ou “notre” ou “nos”	Se réfère à la société mère Capago S.A et/ou à ses filiales et/ou agents affiliés.
Centre de demande de visa	Désigne les établissements de Capago qui fournissent des services relatifs à l’acceptation et au traitement des demandes de visa.
Client	Désigne tout organisme gouvernemental, mission diplomatique et/ou organisation similaire ayant passé un contrat avec Capago pour des services de représentation et/ou d’externalisation.
Cookie	Désigne un petit fichier stocké par un serveur dans le terminal de l’utilisateur et associé à un domaine web, contenant des informations sur ses habitudes de navigation.
Contrôleur de données	Se réfère à Capago S.A, société française immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre sous le numéro B 515 135 036, ayant son siège social : 9, rue Raoul Dautry - 91190 Gif-sur-Yvette (France).
Données biométriques	Données relatives à l’identification unique d’une personne, liées aux empreintes digitales et/ou aux photos d’identité.
Données d’identification / Identifiant	Désigne les données relatives à l’utilisateur du service qui permettent de l’identifier individuellement.
Données génériques	Désigne toute donnée concernant l’utilisateur du service qui ne permet pas de l’identifier individuellement.
Données personnelles	Désigne toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable.
Frais de visa	Désigne les frais facturés par Capago aux utilisateurs du service pour le compte du Client.
Politique de confidentialité	Se réfère au présent document qui décrit les engagements de Capago concernant le traitement des données personnelles.
Services additionnels	Fait référence aux services optionnels et personnalisés offerts par Capago.
Services de base	Désigne tous les services obligatoires fournis par Capago pour traiter une demande de visa.
Site web Capago	Désigne tout service numérique fourni par Capago, y compris les sites web, applications mobiles et plateformes numériques.
Tiers	Se réfère à toute personne physique ou morale en dehors de la relation entre Capago et l’utilisateur du service.
Utilisateur du service	Désigne tout individu, groupe d’individus ou tiers mandaté qui achète un produit et/ou un service fourni par Capago.

Ces définitions ne sont pas exhaustives et d’autres définitions peuvent être ajoutées dans la politique de confidentialité.

Article 3 - Principes régissant la collecte et le traitement des données à caractère personnel

Capago respecte les principes directeurs européens et les réglementations locales spécifiques, notamment ceux énoncés ci-dessous :

Traiter de manière licite, loyale et transparente les données personnelles des utilisateurs de service ;
Collecter pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, et ne pas les traiter ultérieurement d’une manière incompatible avec ces finalités ;
Traiter les données adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire pour les finalités pour lesquelles elles sont traitées ;
Collecter et traiter des données exactes et, si nécessaire, mises à jour ;
Conserver sous une forme permettant l’identification des utilisateurs de service pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées ;
Traiter de manière à assurer une sécurité appropriée des données collectées.

Le traitement n’est licite que si, et dans la mesure où, au moins l’une des conditions suivantes est remplie :

La personne concernée a consenti au traitement de ses données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques ;
Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ;
Le traitement est nécessaire pour respecter une obligation légale ;
Le traitement est nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée ou d’une autre personne physique ;
Le traitement est nécessaire à l’exécution d’une tâche effectuée dans l’intérêt public ;
Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers.

Article 4.1 - Type de données personnelles collectées

4.1.1 - Données à caractère personnel traitées à l’aide de cookies et de technologies similaires

En visitant le site web de Capago, les utilisateurs acceptent que leurs données de navigation soient collectées, y compris la localisation géographique, la langue et le type de navigateur utilisé, l’adresse IP, la date et l’heure de la visite, etc.

4.1.2 - Données personnelles traitées lorsque vous contactez notre centre de contact

Lorsque vous contactez notre centre de contact - par e-mail, chat ou téléphone - nous pouvons conserver le contenu complet de la conversation ainsi que votre identifiant.

En fonction du moyen de contact choisi par l’utilisateur du service, nous pouvons conserver les données personnelles suivantes, sans toutefois s’y limiter :

Contact par courrier électronique : adresse électronique, historique des conversations par courrier électronique.
Contact par chat : identifiant de chat, historique de chat.
Contact par téléphone : numéro de téléphone, enregistrement audio.

Ces données sont utilisées à des fins de contrôle qualité, ainsi que pour la détection/prévention de la fraude. Ces données sont conservées pendant une période de trente (30) jours.

4.1.3 - Données personnelles traitées lors de la vérification et du traitement de vos pièces justificatives

Les données à caractère personnel de l’utilisateur du service peuvent être collectées lors de l’utilisation du service de base et/ou des services additionnels qui incluent la possibilité de télécharger ou de transférer des documents relatifs à sa demande de visa à des fins de vérification.

Les données personnelles collectées peuvent inclure, sans s’y limiter, l’adresse électronique, le numéro de téléphone, le nom et le prénom, la date de naissance, le numéro de passeport.

4.1.4 - Données à caractère personnel traitées lors de la prise de rendez-vous et/ou de l’inscription au système de file d’attente virtuelle

Les données à caractère personnel de l’utilisateur du service peuvent être collectées lors de la prise de rendez-vous pour une demande de visa à Capago, ainsi qu’au cours de l’inscription au système de file d’attente virtuelle. L’utilisateur du service doit nous fournir les informations nécessaires pour nous permettre de créer ses identifiants, tels que, mais sans s’y limiter, son adresse électronique, son numéro de téléphone, son nom complet, sa date de naissance et son numéro de passeport.

Les données collectées peuvent être utilisées notamment pour contacter l’utilisateur du service pendant la procédure de demande de visa et pour déterminer le type de visa requis ainsi que le montant des frais à percevoir au nom du gouvernement et/ou de la mission diplomatique.

4.1.5 - Données traitées lorsque vous vous rendez à votre rendez-vous

Les données personnelles de l’utilisateur du service peuvent être collectées au cours du rendez-vous. Ces données peuvent inclure, sans s’y limiter, le temps d’attente et le temps de traitement à chaque étape du processus.

Les données personnelles collectées lors du rendez-vous peuvent inclure, sans s’y limiter, des données d’identification biométriques, telles que les photos et empreintes digitales.

Pour des raisons de sécurité, tous nos centres de demande de visa sont équipés et surveillés par des systèmes de vidéosurveillance (CCTV). En utilisant nos services, l’utilisateur du service reconnaît que son image et ses sons peuvent être enregistrés.

Article 4.2 - Méthode de collecte des données

Capago recueille des informations sur l’utilisateur du service lorsqu’il sollicite nos services dans le cadre de son visa ou lorsqu’il achète l’un des produits et/ou services Capago.

Capago utilise différents moyens de collecte de données à caractère personnel, y compris mais sans s’y limiter :

Formulaires d’inscription en ligne
Téléchargement et/ou téléversement en ligne de la documentation
Entretien (rendez-vous pour l’introduction de la demande de visa)
Communication avec notre centre de contact par courriel, téléphone, messagerie instantanée en ligne

Lors du traitement de votre demande de visa, Capago peut-être autorisé par son Client à fournir un soutien administratif et un service de collecte de données biométriques.

4.2.1 - Processus de suppression automatique des données

Les données d’identification sont utilisées pour traiter votre demande de visa. Ces données ne sont conservées qu’à partir du jour où elles nous sont fournies jusqu’à ce qu’elles soient automatiquement supprimées dans un délai de trente (30) jours calendaires à compter de la restitution de votre passeport.

4.2.2 - Processus d’anonymisation

Les données d’identification peuvent être rendues anonymes pour produire des données génériques utilisées à des fins statistiques, notamment pour contrôler et améliorer la qualité de nos services.

Article 4.3 - Hébergement des données

Le site web de Capago est hébergé par :

OVH
2, rue Kellermann - 59100 ROUBAIX (FRANCE)

Article 4.4 - Transfert de données à caractère personnel à des tiers

4.4.1 - Sociétés du groupe Capago

Capago peut partager les données personnelles de l’utilisateur du service avec des sociétés appartenant au groupe Capago lorsque cela est nécessaire pour traiter sa demande ou fournir des services connexes.

4.4.2 - Client de Capago

Dans le cadre des services fournis, les données à caractère personnel de l’utilisateur du service seront transmises à notre Client. Ce dernier peut partager vos données personnelles avec, entre autres, des organismes publics, des autorités de contrôle ou des forces de l’ordre pour la prévention d’actes criminels ou terroristes.

4.4.3 - Tiers pour des raisons juridiques

Capago peut conserver certaines données à caractère personnel au-delà des périodes susmentionnées et/ou être tenu de partager vos données à caractère personnel avec des tiers afin de se conformer à des obligations légales.

4.4.4 - Prestataires de services indépendants travaillant pour notre compte

Capago travaille avec des prestataires de services indépendants afin de fournir à l’utilisateur du Service la meilleure expérience d’utilisation. Les prestataires de services indépendants impliqués sont les suivants :

Fournisseurs de services technologiques
Prestataires de services de logistique, de transport et de livraison

Article 4.5 - Transfert de vos données à caractère personnel vers l’étranger

En raison de la nature de l’activité de Capago, les données personnelles des Utilisateurs de services peuvent être transférées à l’étranger.

Article 4.6 - Politique en matière de cookies

Le site web de Capago peut utiliser des techniques dites de “cookies”. Ces fichiers sont utilisés pour traiter les statistiques et les informations relatives au trafic, faciliter la navigation et améliorer la commodité du service.

ARTICLE 5 - RESPONSABLE DU TRAITEMENT DES DONNÉES ET DÉLÉGUÉ À LA PROTECTION DES DONNÉES

5.1 - Le responsable du traitement des données

Les données personnelles sont collectées par Capago S.A, société française immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre.

5.2 - Le délégué à la protection des données

Le délégué à la protection des données de l’entreprise peut être contacté à l’adresse électronique suivante : privacy@capago.eu

ARTICLE 6 - DROITS DE L’UTILISATEUR DU SERVICE CONCERNANT LA COLLECTE ET LE TRAITEMENT DES DONNÉES

Les utilisateurs peuvent se prévaloir des droits suivants :

Droit d’accès, de rectification et d’effacement des données
Droit à la portabilité des données
Droit de limiter le traitement des données et de s’y opposer

ARTICLE 7 - CONDITIONS DE MODIFICATION DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Capago se réserve le droit de modifier la présente politique de confidentialité à tout moment.